Cómo solicitar la incapacidad permanente: quién la inicia, documentos, tribunal médico y cuánto tarda

Respuesta rápida

El expediente de incapacidad permanente lo puede iniciar el propio INSS (siempre que se agota la baja de 545 días, o a propuesta de tu servicio de salud o de la Inspección de Trabajo), tu mutua o tú mismo, con una solicitud en la sede electrónica de la Seguridad Social o en un CAISS con cita previa.

Te valora el Equipo de Valoración de Incapacidades (el «tribunal médico»), tienes 10 días para alegar antes de la decisión y el INSS tiene 135 días para resolver. Si no contesta en ese plazo, se entiende denegada y puedes reclamar.

Quién puede iniciar el expediente

Según el artículo 4 del Real Decreto 1300/1995, el procedimiento se inicia:

• De oficio por el INSS: por su propia iniciativa y, siempre, cuando se agota la baja por llegar a los 545 días. También a petición razonada de la Inspección de Trabajo o del servicio público de salud (cuando tu médico o la inspección médica te dan el alta con propuesta de incapacidad permanente).
• A tu instancia (o de tu representante legal).
• A instancia de la mutua o de la empresa colaboradora, en los casos que les afectan, como los accidentes de trabajo.

Antes de pedirla, comprueba que cumples los requisitos de cotización y alta: los tienes en grados de incapacidad permanente.

Paso a paso si la pides tú

1. Reúne tus informes médicos: los del especialista, las pruebas (resonancias, analíticas…) y el tratamiento que sigues. El INSS pedirá tu historial clínico al servicio de salud con tu consentimiento, pero los informes que aportes tú también se incorporan al expediente.
2. Rellena la solicitud en el modelo oficial de la Seguridad Social. Debe incluir la fecha en que dejaste de trabajar y su causa, tu profesión habitual, tu categoría y una descripción del trabajo concreto que hacías (artículo 4 de la Orden de 18 de enero de 1996).
3. Adjunta tu DNI o NIE y, si el INSS no los tiene ya, los justificantes de cotización necesarios (por ejemplo, los recibos de cuotas si eres autónomo).
4. Preséntala por internet en la sede electrónica de la Seguridad Social o en un CAISS con cita previa.
5. Acude al reconocimiento médico si te citan (ver abajo).
6. Revisa el dictamen y alega si no estás de acuerdo, en el plazo de 10 días.
7. Recibe la resolución, que dirá si te reconocen la incapacidad, el grado, la cuantía y desde cuándo puede revisarse.

Describe bien tu trabajo: la incapacidad se valora en relación con tu profesión habitual. No es lo mismo una lesión de espalda para un administrativo que para un repartidor. Detalla las tareas, los esfuerzos físicos, las posturas, los turnos o la conducción.

El tribunal médico, por dentro

El «tribunal médico» es el Equipo de Valoración de Incapacidades (EVI) de la dirección provincial del INSS. Lo forman un presidente y cuatro vocales: un médico inspector del servicio de salud, un médico del INSS, un inspector de Trabajo y un funcionario que actúa de secretario (artículo 2 del Real Decreto 1300/1995).

• El médico del INSS es el ponente: con tu historial, tus informes y, si hace falta, exploraciones y pruebas complementarias, redacta el informe médico de síntesis.
• El INSS elabora un informe de antecedentes profesionales: qué trabajo hacías, tu formación y tus aptitudes, para ver qué capacidad de trabajo te queda.
• El equipo emite un dictamen-propuesta: si tienes incapacidad, en qué grado, si es común o profesional y desde cuándo se podrá revisar. No es vinculante: decide el director provincial del INSS.

Lleva al reconocimiento todos tus informes (originales y copias), la lista de medicación y explica con claridad qué no puedes hacer en tu trabajo. Qué se valora en cada caso lo explicamos en enfermedades y tribunal médico.

Plazos

Plazos de los artículos 7, 11 y 14 de la Orden de 18 de enero de 1996 y del artículo 174 de la Ley General de la Seguridad Social.

Qué cobras mientras esperas

• Si vienes de una baja de 545 días o te dieron el alta con propuesta de incapacidad, sigues cobrando la prestación de la baja (la prolongación de efectos) hasta que te notifiquen la resolución, aunque ya no se cotiza por ti. Lo explicamos en incapacidad temporal.
• Si te reconocen la incapacidad, la pensión empieza el día de la resolución. Pero si es mayor que lo que cobrabas de baja, sus efectos se retrotraen al día siguiente del fin de la baja y te pagan la diferencia.
• Si te la deniegan, no tienes que devolver lo cobrado mientras esperabas (artículo 6.3 del Real Decreto 1300/1995).

Ejemplo

Rosa, auxiliar de enfermería, está de baja desde el 1 de marzo de 2025 por una lesión de espalda. Agota los 545 días el 27 de agosto de 2026 y el INSS abre el expediente de oficio. Hasta la resolución sigue cobrando lo mismo que de baja: el 75 % de su base reguladora de incapacidad temporal.

Si el INSS le reconoce una incapacidad total y su pensión es menor que lo que cobraba, empezará a cobrarla el día de la resolución. Si le reconociera una absoluta de mayor importe, cobraría la diferencia desde el 28 de agosto de 2026.

Preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

• Real Decreto 1300/1995, sobre incapacidades laborales: artículos 2 a 6 (BOE).
• Orden de 18 de enero de 1996, de desarrollo del Real Decreto 1300/1995: artículos 3 a 14 (BOE).
• Ley General de la Seguridad Social: artículos 174, 195 y 200 (BOE).